一般在沟通交流的过程中很容易造成信息失真，这也是沟通双方容易产生误解的主要原因。如果沟通时信息失真严重，不但会影响到沟通双方的人际关系，还会影响到企业工作的正常开展，甚至会影响到企业的生存和发展。

信息失真是由于沟通的内容本身不容易明确传达

例如，一个管理者让员工到市场上采购一种“浅灰色”的布料，这个“浅灰色”就是一个模糊的概念，究竟“浅”到何种程度，在员工的头脑中是很难形成一个明确的概念的。但假如这时候员工向那个管理者索要一个样品布条，到市场上去对比鉴别，可能采购就比较容易了。再进一步，如果公司对采购的布料有明确的专业技术指标，布料的颜色有严格的、专业化的分类标准，这样获得精确的信息就变得比较容易，就变得相对简单。

对于这种不易明确传达的信息，要借助“拐杖”来使其明确或精确起来。这种“拐杖”可以是样品、照片、示意图、图纸、标准、参数、表格，甚至是一个示范动作，借助这些“拐杖”，员工就能真正理解管理者所布置的工作任务，理解工作任务的具体要求。“拐杖”就是大家确认的样本模板。

在多数团队之中，这些“拐杖”是现成的，只要知道去运用就可以了。如果团队缺乏这类“拐杖”，管理者也可以积极主动地去制造一些。

如果管理者交待的事情有一定的规律性，员工可以把他们接收的信息用一个图表表示出来，再交给管理者进行确认，看是否全面覆盖了管理者的要求；如果管理者交待的事情形象、直观，他们可以用一个缩略的图像来记下来，再确认自己所理解的跟管理者的要求是否一致，或缺少什么，多了什么，并及时修补和再次确认；如果管理者让员工去订购一些材料或零件，在企业内部找不到这种物料的样品，他们可以按照管理者的描述到市场上寻求一些实物或样品交给管理者确认，从而使员工的工作更好更快地符合管理者的需求。

信息失真是由于沟通时出现信号干扰

如果管理者与员工不在同一个地方，只能通过各种远程通信手段来实现“发送—接收”，这种情况最好不要仅仅依赖一种信息渠道。例如，单纯依赖电话，就很容易出现理解上的误差。假如管理者通过电话布置了一项工作，但还可能缺乏相应的背景资料，再通过电子邮件与员工进行确认沟通，他们就有可能获得更多的支持性资料，从而更好地理解管理者的意图。如果他们进而将自己对工作的理解拟成文稿、图样传真给管理者，而管理者又打电话给他们确认了他们的理解，则可以放心地开展这项工作。

这些电话、短信、传真、电子邮件都应是管理者与员工进行“共识确认”的常用工具（下面会详细讲到“共识确认”）。当然在保证正确理解团队成员意图的同时也要注意确认成本，即信息传输成本和时间成本，不能为了万无一失而无限制的多信息渠道确认。但是，在多数情况下，进行“双信息渠道”确认是比较有价值的。

在这方面大意的人也不少。很多人只有在吃苦头之后，才知道如何做好这些事。

信息失真是由于沟通传递的环节过多

信息传递经过的环节越多越容易失真，特别是口口相传的信息。

比如前文提到的生产总监贾对销售总监李的不满，除了情绪的原因之外，传达信息的那位工人没有把事实正确地告诉贾，这也是问题之一。

这有一则笑话很能说明这个问题：

第一个人说“西伯利亚下了一场鹅毛大雪”，到第二个人口中就变成了“西伯利亚下了鹅毛”，第三个人则说成“西伯利亚下了鹅”。

在有中间环节信息传递的“发送—接收”过程中，应该尽量设法向真正实际布置工作任务的人确认。如果必须依赖传达来接受工作任务，也要努力寻求相关书面资料的印证和确认。否则就会闹出“西伯利亚下了鹅”这样的笑话。