会计信息化对企业费用管理及预算控制工作的支撑

企业费用管理及预算控制系统的建设前提是基于Internet的系统，让员工在任意地点都可以进行费用报销、随时监控报销过程；让领导随时随地可以审批，在审批过程中及时对预算执行过程进行审批辅助支持，并监控费用开支是否符合公司财务制度；能够自动生成记账凭证，并与网银实时同步，减少财务手工操作带来错误并降低财务支付风险，见图1。

图1 费用管理及预算控制系统

1． 系统建设原则。

由于该系统中包含企业日常经营数据，于是对系统的稳定性和安全性提出了较高要求。保证企业在各种环境下的数据准确率，以及突发情况下的数据还原机制。安全性方面需要通过登录安全验证以及数据安全性做双重保护。

同时，由于避免信息孤岛的存在，通常情况下需要与企业统一数据平台中的基础数据实现共享，也会涉及与企业外部系统的数据传输，比如网银等。因此，对系统的开放性有较高的要求。

2． 费用管理及预算控制。

* 预算编制、审核、变更。

系统提供预算编制功能，作为预算控制的基础依据，同时需要满足企业预算执行过程常常碰到的问题，比如滚动预算、弹性预算等；预算审核过程中经常出现多个审批人由于不同意见反复修改的问题以及历史数据参考的要求，可以通过线上与线下结合的方式共同完成。

* 费用报销申请及控制。

报销发起节点是财务制度控制的源头，此时需要细化费用类型，并结合不同的费用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核办法进行控制，某些固定费用类型只允许在预算内申请，某些费用类型可分为预算内和预算外的费用审核流程。

为了方便员工报销，在报销申请时，可提供信用卡刷卡记录导入接口，同时可降低相关违规费用风险。

* 费用审核及控制。

在审核过程中，系统需要给领导审批提示，比如：是否超过当前人员报销标准？是否违反财务制度？是否超当期预算等等；同样，预算控制方式也与不同中心的考核方式不同而不同。在超预算审批时，能够实现实时预警，告知审批人相关风险。

* 财务核算。

在财务核算阶段作为辅助核算工具，提供自动化凭证处理，并及时与网银进行支付数据传输，大大减少财务手工工作量。

3． 经营决策分析。

在费用管理及预算控制系统中，企业核心人员需要知道预算执行情况、费用发生分析等。

* 预算执行情况：显示各中心的年度总预算、期间预算、已执行数、执行中数据、剩余预算等；

* 费用发生分析：显示各中心当期以及历史发生费用总和及明细，可按照个人、费用类型、项目等不同维护进行统计分析；

费用管理及预算控制系统给企业带来的价值

费用管理及预算控制系统给企业带来的价值具体表现见图2。

 图2  费用管理及预算控制系统的价值

纵观世界上处于竞争优势的大公司，都把信息技术作为推进体制创新、科技创新、管理创新的重要手段，在提升企业管理水平、优化管理流程、提高生产效率等方面，取得了明显效果和经济价值。在保证投入的基础上，国外大型公司在信息化建设的过程中，重点考虑数据实时与准确控制、会计信息系统集成与数据统一、公司组织与流程优化的结合，这些方面的综合实施保证了会计信息化建设效果的充分发挥。

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