如今的商业环境瞬息万变,市场竞争激烈,客户需求亦难以预测,企业往往没有足够的时间去打造稳定团队,而是越来越需要把分散在不同专业和部门的员工召集到一起应对特定的问题,而且还时常需要聘请外部专家和利益相关者参与。一旦任务完成,或者有新的机会出现,这个临时团队便可宣告解散。2008年北京奥运会游泳和跳水比赛场地“水立方”(国家游泳中心)的建筑设计项目和2010年智利矿难中成功营救33名矿工的救援行动,都是采取了这种灵活的团队合作方式。
为了更好地实现动态团队协作,组织及员工必须遵循项目管理和团队领导方面的若干原则。例如,在项目管理方面,领导者需要勘查项目、搭建团队架构、合理安排好各项任务。
探查第一步是划清边界,估测面临的挑战是什么,确定需要什么样的专业知识来解决问题,征求合作者,并大致设定合作各方扮演的角色和职责。在团队成立后,你要探查还需要哪些额外资源,或者随着时间的推移,哪些团队成员可以脱出身来,去参加其他团队。
架构第二步是搭建合适的架构,确定边界和任务目标,以利于团队高效运行。“搭架子”的工作包括:开列团队成员名单,名单中包含相关的个人背景信息和专业能力描述;设立共享的无线电频率、聊天室或内联网;团队成员间可以互访彼此的工作场所;临时共享办公空间。
排序第三步是按照成员间的相互依赖程度排定各项任务的优先次序。组织成员的相互依赖关系体现为三种形式:联合式、序列式、交互式。其中,联合式是把一件工作分解成若干可以由个人独立完成和监控的小任务,分头实施;序列式是每个人完成任务都需要来自他人的贡献(提供信息或材料,或两者兼而有之);交互式则是团队成员反复沟通、磨合,完成任务。
在团队领导方面,则需要做到以下几点。
强调目的目的与共同价值观有关,它回答了我们(这家公司、这个项目)为何存在的问题,可以激励哪怕是最多元化、最不定型的团队。目的即便显而易见,也仍然有必要加以强调。
营造心理安全感在快节奏、跨专业领域、跨边界的动态团队协作环境下,人与人之间未必那么容易开诚布公,分享彼此的想法和专长。领导者必须营造一种安全的心理氛围,让人们可以大胆发言,说出不同意见,从而推动人际交流。营造心理安全的一个基本方法,就是塑造动态团队协作的行为模式:提出深思熟虑的问题,承认自己对某个话题或专业领域很无知,表明自己容易犯下的错误。作为领导者,你本人若能这样做,其他人就会放松下来,效法你。
拥抱失败动态团队协作不会一帆风顺,即使最终取得极大的成功,中途也难免遇到失败。这些失败所提供的重要信息,可以作为下一步行动的指南。领导者必须确保所有参与者都能克服内心害怕犯错、规避尴尬和挫折的自然倾向。
利用冲突当不同文化、不同价值观、不同关注重点的各方动态协作时,常会发生阻碍工作进程的冲突。为了继续前进,必须推动各方反思,让他们看到一个人的立场不仅反映了事实,也反映了个人的价值观和偏见,同时他们还要认清自身观点形成的来龙去脉,并对他人的分析思路表现出兴趣。这样才能让冲突变成一件好事。
掌握了动态团队协作技巧的个人和公司都将获益良多。个人可以从中获取知识和技能,建立人脉,公司则能更高效地做好现有工作,同时更快速地应对新挑战。
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