近年来,随着政府体制改革的深入,电子政务建设已经成为政府部门转型的重要支撑。而《信息公开法》、《电子签名法》的公布更是为政务信息化深入提供了法律保证。当我们看到政务信息化为政府带来改变的时候,我们也看到了政府部门的IT投入费用的大幅上涨。毕竟随着电子政务的完善,IT已经不是简单地使用几台计算机,完成一些手工报表,已经开始从海量数据收集、分析到向为政府决策提供支撑上转变。这些在先进IT技术和设备上的投入一定会带来IT费用的巨幅增长,而这些费用的来源是纳税人的贡献。可是我们看到的现象,似乎到目前为止,在政府部门内部,信息和IT依然是最不被了解的关键资产。
在我们探讨IT治理的时候,我们要区分IT治理和IT管理的区别。在《IT治理》一书中,我们看到IT治理的定义是:在IT应用过程中,为鼓励期望行为而明确的决策权归属和责任担当框架。IT治理是决定谁来系统地制定、执行这些IT决策问题。通俗地说,IT治理就是关注IT到底要做什么,怎么做,谁来做决策,谁去参与决策,谁去实现这个决策的问题。IT治理实际上是要解决整个信息化的生产关系是什么样的。如果没有好的IT生产关系,生产出来的IT系统不可能是一个成功的系统。而IT管理则是则是制定和执行这些IT决策的过程。对于另一个概念——IT技术管理,从字面上可以清楚是更关注于IT技术的选择和应用层面。
从上述几个概念,我们也许可以看出其中的一些差别。IT治理更多地需要和组织的业务、战略、资产、人力等各个方面紧密结合,是一套组织架构和机制保证,而非少数一撮人的拍脑袋所为。今天在我国政府进行体制改革和组织变革的过程中,同时要进行信息化建设,IT治理的重要性也将日益凸显起来。IT建设如何适应政府部门的变革,最终使IT系统发挥高效率,才能使得纳税人的资金被有效使用?这个问题将随着中国的民主政治改革进程的深入,拷问相关的行政人员。
政府IT治理现状
谈到政府部门的IT治理,其实不能脱离政府部门IT建设方面的现状。目前政府部门的信息化建设处于这样一个阶段:最初是业务部门向IT技术部门描述需求,由IT技术部门来负责业务实现,似乎IT的决策权是在IT技术部门手中。但随着IT技术的普及,业务部门开始渐渐开始了解IT,于是业务对IT的需求越来越急迫。在一个没有IT治理框架的组织架构下,很容易出现的一个现状,就是急用优先。渐渐地,政府部门的业务系统成为一个个分散,且封闭的系统。而随着业务部门之间的关联性越来越大,不同业务部门需要一起,联合在一起对IT系统进行规划,这样就逐渐产生了形成一个IT战略部门的需求。
在《IT治理》一书中,我们看到作者总结了不同类型决策的治理原型,即业务君主制、IT君主制、封建制、联邦制、IT双寡头制和无政府制。如果将不同的治理原型与目前政府部门来对应的话,现在我国政府部门的信息化建设是处在从封建制向联邦制的过渡阶段。
现在,国内政府部门中最常见的信息化管理机构是信息化领导小组和信息化办公室(简称信息办)。往往,现在的信息办会和政府的常设机构联系在一起,如常设机构为某某司或者某某部,但其对外需要有另外一块牌子,以这个牌子所赋予的职责去履行更高层面的行为,以及应该承担的协调工作。这也就是今天政府部门的信息化办公室的现状。一般在信息化办公室里面又会成立一些虚拟组织,比方说技术组,业务组,架构组等,然后根据信息化建设任务阶段性的不同来安排人员。但这些与IT治理所要实现的,以及所具备的能力还相差甚远。
政府IT治理的需要
围绕IT治理,从政府部门来看,它必须要有一个信息化建设管理体制的设计,这个体制带来信息化的建设管理制度,然后底下会产生规划管理,需求管理,项目管理,开发管理,运维管理,以及人力资源、运行维护等不同管理制度。只有当这些都梳理结束之后,政府部门的每一个人才清楚现阶段的主要工作是什么。
当我们看到政府部门的治理模式是从封建制向联邦制转型的过程中,我们要清楚什么是决策层和参与决策层?什么是提供支持、帮助和分享的部门?这样就要求需求提出部门,业务规划统筹部门,技术提出部门等之间存在一个有序的工作关系。而这样的机制是需要流程来支撑的,流程又需要有一些手段来保障。
以IT项目的需求管理为例,这个管理就非常复杂。而其他的任何一项管理的复杂程度也都非常高。当政府部门进行IT治理的时候,就需要回答三个问题。首先就目前政府部门信息化的外部和内部情况进行分析;其次了解下一步到底要做哪些事,以及整个IT建设的定位;然后分析这些事情,有哪些是需要决策的,需要技术方面的,需要业务方面的?将这些工作看成一项持续性的工作。包括开发,测试上线等具体工作是由哪一个部门执行?什么环节按照什么制度去做?要完成这个事情,外部和内部的资源如何保障?等等。这样才能使IT治理逐渐上轨道,让所有的参与者也都能够分享IT治理的成果。
IT治理缺位的风险
现在我国政府部门的管理模式基本是首长负责制,即纵向向领导汇报,缺少横向沟通的渠道、文件支撑、文化氛围和技术手段。正因为此,横向汇报的人可能会遭致不信任,为自身工作带来不利。虽然政府部门领导也在号召“有关部门要加强协调,有关人员要主动配合”。但却无法明确“有关”的具体所指。如果没有IT治理来进行有效保障,就目前政府的管理模式,对于跨部门IT项目的协调实施难度都将加大,成本将增高。
今天政府部门要进行IT治理,意味着文化方面需要转型。事实上,政府部门在IT管理这个层面上都没有做好。比如具体在如何进行开发?内部和外部资源如何有效的合作?软件的需求如何有效和业务进行结合?在运行维护方面,如何进行问题跟踪?等等都是具体的IT管理方面的问题。因此在这种情况下,政府部门在IT管理方面还有很多工作需要深入和细致。
当IT治理缺位的时候,我们不知道决策由谁决定?技术由谁决定?业务和技术统一的时候,资金人员如何保障?人力资源的安排和业务战略的安排如何?他们是否能够协同?而且当内外人力资源竞争的时候,如何留下关键人员?如何创造一个体制和机制激活政府部门的优秀人员?等等。而制度和流程如何跟组织结构相结合是政府部门IT治理中的又一大难题。
最近一些政府部门机构设置的调整,也在进行IT治理方面的探索,是希望加强信息化的管理和技术两方面的能力。但更为重要的是这些岗位上的人员如何去适应、调整这样的角色变化,从而站在更高的层次上,推进IT治理。这样,IT治理可以在这个大制度下,通过一系列的工作规则,工作流程,工作手段等各种各样的机制,然后通过这个机制,逐渐促成一种文化。
纵观IT治理在政府部门的作用,可以说政府部门需要IT治理。但要达到真正意义上的IT治理,将是一个非常漫长的过程。今天政府部门的大规模信息化投入,做好了能带来价值,带来变革。倘若失败,不仅耗费很多纳税人的钱,还有可能一蹶不振,因噎废食。