大卫.艾伦是个人生产力的圣徒，看看他如何帮助你搞定一切。
如果你不熟悉大卫.艾伦，你今后将可能听到越来越多的他的事情。艾伦是个人生产力专家，拥有大量的追随者，并且有多本畅销书，并且他想在美国主流业界有所突破。其中，他的GTD( 搞定一切)程序已经改变了人们思考工作流的方式。BNET将探讨艾伦的作品，让我们一起来认识他，并且了解为什么他的追随者那么拥护他的技术。我们也将解释如何开始使用他的程序，和大卫.艾伦亲自交谈，并且采访三个高层管理人员，他们如何使用GTD使他们的员工更有生产力。
谁是大卫.艾伦
通过他的通俗讲座以及他的追随者，生产力专家大卫.艾伦在信息时代的生产力方面已经成为一个有影响力的专家。首先被IT公司采用——最彻底的早期采用者——艾伦的搞定一切管理系统现在对像Clorox和德意志银行这样的转型者也有了吸引力。这是一些什么东西？答案在于一系列非常简单的实践，需要非常少的投资。
名字：大卫.艾伦
年龄：61
住址：奥加，加州
职业：执行教练，个人生产力领袖
著作：《搞定一切：解放生产力压力的艺术（2001）》
《准备好一切：52个生活和工作的生产力原则（2003）》
《搞定一切》印刷量：450000
为什么他现在重要：
由于在2001年出版了他的畅销书籍《搞定一切：解放生产力压力的艺术》，大卫.艾伦将成千上万的职业人士吸引到他的个人生产力系统当中来，这个系统他简称为GTD（“搞定一切”）。根据艾伦的说法，目前员工们面临前所未有的压力，不是一遍又一遍地生产同样的东西，各个层次的经理们——从董事会到生产一线——必须在多个目标，而且可能是冲突的项目和重要事情当中腾挪；掌握极其不同的各项任务，并且和各个部门谈判，从人力资源部门到IT部门。其中，还不停有兼并和重组——伴随着不断的产品和服务融合——需要不断地学习和适应。根据艾伦的说法，GTD正是强调了这些压力，并且他的拥护者也认同这点。该书印刷量达到了450000册，《搞定一切》正在作为商业经典获得吸引力。所有的公司，从小的创新企业到大的生物科技公司Genentech，都开始将GTD整合到公司的培训当中。
为什么他对你重要
如果你经常感到事情滑向危险的地方，但是你又不知道危险是什么，或者在哪里，GTD可能就是解决方案。通过将你的挑剔承诺放到艾伦所说的“受信任系统”——一个信箱，一个日历，一套已经整理好的行动方案——他认为你可以释放精神能量，集中在你眼前的事情。
许多他的观点非常简单，记下你的任务，每周检查，跟踪项目。然而，GTD在关键地方与传统的时间管理系统不一样。第一，他将所有事情认为是相关的事情，从逛店买衣服到融资买入，没有一件事情的权重是独立的。第二，他给出了避免掉入陷阱的方法，可以阻止你把要做的事情清单变成生产性的行动，他增加了三个关键步骤——“处理”、“组织”、“回顾”，每一步都有它自己的一套程序和逻辑。
已经将生活掌控于指尖？最少程度来说，他的建议可以用于制造好的凉水器或者会见材料——特别是在你将艾伦的理论铭记在心时。尤其是，IT工作者是最热心的追随者，他们将其通过贴在博客上、维金词典上、在线工具上，以及白皮书当中，对GTD的作品做出了贡献。
优点
GTD系统需要最小的投资，并且完全可以自己来完成。你不需要买特殊的设备，参加昂贵的讲座，或者雇用认证的GTD教师（虽然这些肯定到处都有）。这对于手工人士也可以使用——一支笔和你的手背和黑莓手机以及高档的Outlook插件一样可以接受。事实上，一个最基础的GTD要素让索引卡流行起来，这被叫做“低腰牛仔裤PDA”。
拥护者声称，GTD不仅可以让他们更有效率，而且在记录下每一件任务的过程中，不论大小，让他们的大脑可以工作得更有创造性，产生更多的主意。
缺点
艾伦自己承认，他的系统仅仅在你坚持地使用它时有效。如果你不相信，你可以将你的所有任务记录下来，你事实上可能更容易忘记那些你已经记录下来的事情——并且整个结构变得崩溃。对整个GTD进行大修是一个艰难的工作，尤其是你让它单独产生作用，正是由于你想释放的压力，让你远离了艾伦的原则。
加上，如果你从来没有更多的参与，你可能不喜欢现在你呆的公司。艾伦和他的拥护者流露出了一种无所不能的情绪，这使得事情非常危险。他在一个叫做“精神内部自知运动”组织担任的部长职务，使得一些人产生了警惕，但是目前为止，没有证据说明艾伦使用GTD作为招揽信徒的工具。
背景情况
在路易斯安娜的什里夫波特长大，艾伦在年轻时成为了一名魔术爱好者，他自己说，因为魔术具有让不可见的东西可以看到的力量，反之亦然。众所周知，他早期还从事了禅宗研究，显然这是他的“放松控制”的前身。他的下一个热衷事情是武术，迷恋于速度、集中精力，还有被他称为“流”的东西，可以产生比只是肌肉更大的力量，他获得了空手道黑带。1960年代在加州大学伯克利分校学习后，他花时间研究探索“个人增长”活动，当然他的兴趣主要在实践应用，而不是密传。作为一个熟练的演讲家，在1980年代早期，艾伦获得了巨大的突破，那时他说服Lockheed公司让他培训他们的经理和管理层，培训的内容是家庭生产力系统，这最后演变成了GTD。他花费了随后的20年培训管理层，并且在1996年成立了大卫.艾伦公司，公司提供培训、教练以及管理咨询。他在2001出版《搞定一切：解放生产力压力的艺术》，给他带来了全世界的追随者。除了运营公司和经常写关于GTD的文章之外，他还在全球讲座和进行主题演讲。
如何谈论它
艾伦避免了高深的语言，但是这并不意味着GTD没有术语，为了跟上他的想法，你应该掌握一个仔细定义的术语集合：
东西：在你的头脑里或环境中的任何东西，它们需要采取行动，虽然你还没有决定如何行动，或者不清楚如何去完成它。包括从差事到生活目标的一切东西。
RAM：头脑里的短期记忆，这是无意识水平对无论大小任务的监控，借用于“随机存取存储器”，大部分计算机都有的组成部分。
开放循环：无论自觉还是不自觉，你自己同意，你将不是从洗衣房取东西来帮助解决世界的饥饿问题。
分布式认知系统：心理学术语，该过程用于通过将事情拿出、记录到客观的、可以检查的形式中（如列表），以释放你的头脑。
可信系统：一个实际邮箱、日历表和一套行动列表的组合，是GTD的核心，一个可信系统使用PDA, 螺旋式笔记本，或者给你自己发电子邮件、语言邮件，OUTLOOK，你的手背，或者以上的全部——只要它可以记录你的所有任务。
项目：任何想要的结果需要的多个步骤，从买一个沙发（量起居室尺寸，咨询你的伙伴，找到合适的价格等等），到雇用和培训一个新的员工。
下一个行动：为了让项目推进，你所需要做的下一件事情，无论它是放弃、归档、计划、进入你的PDA，或者（如果它占用少于两分钟）立即行动。
相关列表：与一个长的任务清单不同，GTD通过关联将任务分解，即，在电话上，在线，在家里，在办公室，其它杂事。
硬任务：必须在一定时间或某一天完成的任务；其它所有的任务仍然留在日历上，保持在“相关列表”中。
每周回顾：你收集、处理、组织新事物的关键要素，更新你的相关列表，抓住开放循环，检查所有项目，并且决定每个项目的下一步。
