如何开始“搞定一切”
罗伯特.兰登
大卫.艾伦的搞定一切时间管理系统是基于一些非常神秘的概念（“知识工作”、“分布式认知”、武术的“准备状态”等等），但是在实际上，这种方法是廉价的，而且很好自己来完成。他的畅销书《搞定一切》综合地解释了这个方法，但是他的追随者非常多，以至于你通过博客就可以一步步地完成他的方法。使用它的方法和技术完全取决于你自己。贴到注解上，智能电话，你自己的outlook版本——艾伦声称，所有的一切都可以有效工作，只要严格按照书上说的一切进行。
你需要做的事情
最小的启动费：50美元（某些艾伦的助手在私人教练上花了上百美元）
两个整天，背靠背最少干扰，然后一个星期一到四个小时
办公室供应：文件夹，文件托盘，笔，日历，并且你需要一些纸，就可以开始。
艾伦的书：你不需要买书，但是《搞定一切：解放生产力压力的艺术》有许多可以帮助实施的细节。
适应性：GTD需要一天中做些小动作——在办公桌、会议，在家里，路上——这可能需要在头脑中发生一些变化。
（可选）GTD软件：GTD的技术高手不断创造出新的免费模板和小插件，这给像outlook，Gmail，lotus notes等程序带来相应的GTD功能。
第一步：清除甲板
目标：把你的所有任务都记下来，以释放你的精神力量，并且开始完成它们
GTD是一个汇总系统，所以不要期望你可以很安逸的置身其中。第一个巨大的推力是重要的，并且它需要一个大的、两天的收集过程，在其中你设想把所有单件的事情都集中在一起，这些事情都是需要你行动起来的：没有打开的邮件，电子邮件，语音邮件，工作台上乱七八糟的事，阅读材料，你都几乎打不开的让人吃惊的杂物筐。对于大的无法放在桌面的收件箱的事项——打破的冰箱，漏的水龙头——仅做一个个人注记，并且把它们加到列表中。艾伦建议对于每一个主意或者项目，建立一个单独的表格。一个单独的、实际的东西可以帮助一个主意更加具体化，并且它可以让你单独跟踪每一件事情，增加完成它的可能性。
当你所有的实际的杂碎或多或少都归到一起时，这就到了“清理大脑”的时候：写下你生活的每一个方面的过程，这些事情是你现在、明年、或者在你死前想做的一些事情。
基本的事情
提醒清单
搞定一切的第五章有一个有益的提醒清单，可以帮助你想起你已经做的，或者想做的事情，在那个清单上大约有200多项，以下是其中的10项：
职业
1、政策/程序
2、承诺/答应某人的事情
3、安排新系统/设备
4、预测/预期
5、训练/讲座
个人
1、度假安排
2、书/磁带/CD
3、修车/维护
4、回信
5、公民事项/交际
第二步：腾空你的信箱
目标：将任务向下分解为可行动的步骤
一旦你编好你的没有完成事情的存货单，就到了你可以单独处理每一项的时候了。不要担心，这并不意味着你必须解决每一项，通过“处理”，艾伦仅仅是意味着你必须决定“下一个行动”：你下一步正需要做的事情，要不就是解决这个问题，或者至少让你向着解决的方向前进。许多事情你将仅仅是需要归档或者将它扔开。
下一步的举动像什么？假设你将要清理你的垃圾，但是你可能不能，因为一个破的冰箱占据了你需要重新安排的空间。你的下一步可能是“叫某人来拿走一个破冰箱”。将一个近在眼前的产品推出，并且感到跳出循环？写下“进入outlook，并且设立战略规划阶段”。需要一个削笔刀？这个过程可能会开始于“下载一个说明公司采购软件的文件。”
这是一些基本的东西，但是艾伦增加了一个必须坚持的简易的法则：
1、没有前驱：在一个时间强调一件事情，从你堆积的事情中最上面的一件开始，并且一直这样工作下去。在你决定下一步需要什么之前，不要进行到下一件事情。一些事项可能需要艰难的思考；现在花时间去做它。如果你留下它以后来做，它就不会这么容易了，并且它将会占据宝贵的脑力空间。
2、2分钟的行动。如果下一个行动可以在2分钟内完成，艾伦认为马上完成它，当这个事情第一次出现在你面前的时候，你不仅可以得到迅速行动的好处（“邮件计划通行”可能让你提前一周完成，“呼叫FTD”让你的配偶高兴），而且，艾伦指出，这也可以让你为下面的事情腾出空间。
3、委托和延迟。对于超过2分钟的事情，你要不委托它（在你的房间里大声说，或者给管理人员发邮件），要不就将它延长到“受信系统”，这是日历、文件夹和行动列表的综合体，这形成了GTD的核心。要找出这可能像什么，继续读下去。
危险！危险！危险
警惕垃圾箱
由于把事情堆积在一起，艾伦警告注意清除组织错误。如果变得过于集中于此，例如一个过多东西的橱柜，你可能无法完成整个收集过程，怎么办？写下“清理橱柜”在一张纸上，把它放在收集的一堆东西中，并且继续前进。
第三步：输入你的“可信系统”
目标：将你的行动分类，你可以容易检查并且完成它们
卷起你的袖子，女士们和先生们，因为现在是开始艾伦程序的关键部分的时候了。用艾伦的术语说，现在是“组织”——将所有下一步要完成的输入一个系统，可以让它们都搞定。
他的看法是你必须比细目清单走得更远。短期来说，这个清单可以让你的紧张的神经平静，但是更多的是，他认为，它们总是包括大量的项目，这些永远没有个完。它们可能会感到高兴，如果你不是总在——“吉它课”，或者“再玩一次桥牌”，或者一些小事如“补裤子”。经常有些大事情——“找到一个新工作”，“帮助解决世界饥饿”——这些仍然没有解决。艾伦在每个案例中的答案是，决定你下一步的行动——“问一下汤姆他裁缝的名字”，“更新简历”，“寄出捐赠支票”，——然后把它们输入你的个人组织系统。
不用说，艾伦对于如何组织个人组织系统有些观点，下面是关键要点：
1、设计你自己的可信系统。设计日历和写下来的行动表的组合，这些可以对你很有效。清单可以放在活页夹、你的Treo、随手拍、或者你的手背。日历可以是outlook或者手上的螺旋笔记本。
2、制作相关列表。根据不同情况，将行动组织到一个单独的列表，以完成它们。例如，你可以根据你是否通过电话、在线、或者办公室，在家完成它，或者在你的车上完成的方式，进行分类。这个想法就是你可以进展的更快些，如果你只做一类事情，比你在不同状态、技术和物理场所不停地切换效率更高。
3、记录项目。艾伦把所有的需要多个步骤完成的事情都定义为“项目”，并且他强烈推荐，你单独为每个项目设立文件，不论它是小事情，像“买一个新沙发”，或者大事情，像“部门重组”，他也对如何设立这个文件系统有明确的建议。他喜欢严格按照字母进行组织文件系统（而不喜欢分类系统），并且他不信任悬挂文件夹。
4、设立一个“某天/可能”列表。记录下，并且经常检查你希望某天完成的项目，即使目前不急或者没有时间完成它们。把它们放到它们应该在的位置是个不错的主意，但是创建一个清单，并且把它们定义为目前无法做的事情，艾伦认为，可以释放精神能量，用于做其它更具生产力的事情。
5、设立一个“等待列表”。哪个是下一个你期待的，不论是来自你老板、配偶、或者直接报告者？艾伦建议，通过单独设立列表跟踪它们。一些专业人士进一步将他们的待办事情按人或组织分类，因此他们可以在一次交互中完成各件事情。
在线工具
GTD的助手们设计了一个软件工具，可以用于帮助建立你的可信系统，例如GTD Gmail，一个Gmail的Firefox扩展。杰夫.萨德奎斯特的GTD工具是一个一站式的资源链接，提供各种GTD日程系统的免费软件集，有Macs版本和PC版本。
第四步：每周重复
目标：拿出时间来检查你的行动列表，因此没有事项是不完整的
生活是不断运动的。新数据、新需求和新的机会不断出现。你可能刚刚组织好它们，然而，你一完成早上的邮件，这个系统就开始变老了。因此，“每周检查”——GTD的关键，并且对于所有的用户而言，这是最容易忽视的。
实际上，每周检查是所有将要完成步骤的简化版本。你收集了所有的零散文件，给你自己的提示、桌面的散乱东西、一周的琐事，然后提交每一项到你的“处理”和“组织”例程。一旦你完成了这些，艾伦提出了一个步骤的清单，最好的完成顺序：
1、检查上周的例程是否有异常情况。
2、检查并且更新将要到来一周的日程，这样你可以知道目前有什么紧要的事情。
3、进行“头脑清洗”，即写下你脑海里所有的想法，不论是否适合下周。
4、一个个地检查项目文件，并且决定每件事下一步要做的。
5、检查相关列表并且勾出所有相关事项。
6、检查“待办事项”列表，并且继续过期的事项。
7、 检查“某天/可能”列表—延迟的想法，看看目前你有没有空来完成它？有没有事情变成了紧要的事情？
8、“变得有创造性和勇敢”是艾伦的最后一步，是创造性的想出新办法的另一种说法。
经验之谈
我根据个人经验知道，周五下午之前的几个小时是做每周检查的最好时间之一。你可以找到任何还没有做的事情，当事情仍然新鲜，当人们还在工作的时候进行必要的接触，然后带着清楚的头脑度过周末，准备着放松和娱乐。
——彼得.盖勒特，主席和CEO，Pathogen探测公司
第五步：搞定一切
目标：当小的行动从清单中移去后，完成更大的项目和生活目标
根据艾伦的说法，决定每天、每小时、每分钟做什么，需要信任某些不可见的东西，是否呼叫内心、你的精神、你的勇气、你的直觉，或者你坐的位置。艾伦提供了清晰的模型，你查看你的日历和行动清单来决定你的能量用在哪：
1、目前的行动：决定你的环境（你在工作，在车里，躺在家里的沙发上？），可用的时间，可用的精力，以及权重。
2、每天的工作：艾伦认为，我们从事三种预先设定的活动，(已经在你日程表和行动清单)，已经出现的工作（电话，电子邮件，出现在你门口的人）；设定你的工作（规划，安排，准备清单，设定权重，头脑风暴）。关键是这些当中没有一个比其它两个更重要。主要的陷阱是让看起来紧要的事情分散了你已经规划好的事情，或者你系统中同样重要的事情。
3、检查你的工作：艾伦认为，有六个不同的层次可以来检查你的工作，从“跑道”（目前的行动），到“10，000米”（长期项目），到“50，000米（生活）”。但这不是告诉你从顶开始往下展开（有点像个人管理系统），艾伦建议从低到上的方法，这就是说，当你处理紧急的事情，清理你脑海里的杂事和担心，你实际上腾出空间来更有效地考虑更高的目标。
大主意
让GTD有效
艾伦认为，你必须重视你的所有任务，个人以及职业的，由于GTD要真正有效，在你实施过程中最小的漏洞将导致很大的麻烦。例如，艾伦认为，当一个要做事情清单没有彻底完成，你就失去了对它的信心。并且你实际上并不是完成了所有的事项，如果列表完成了，但是花了更长时间。“99%是一个荡妇，100%是一阵微风。”这是一个帮助财富500企业实施GTD的长期顾问说的。
