许多企业投入大量资金却并没有提高效率,往往是专注与如何用软件实现现有的业务,其结果往往不如人意,没有把软件的实施真正同管理的改进结合起来。信息化的过程涉及到企业管理方法、经营机制、生产组织方式、人员素质、管理基础和国家经济管理体制等诸多因素,是一项系统工程,具有典型的项目管理的特征,需要有一套规范的实施原则和方法来对项目实施过程进行有效的组织和管理,需要各相关部门问的紧密配合与相互协调。
在制定信息化战略时,首先,企业要对安全性、实用性、先进性等方面进行全面统筹和权衡,把企业信息系统依据操作层、运营层和决策层三个层次来规划,紧紧围绕企业中长期发展战略,以支持企业实现使命为主要目标,建设和不断完善相应的硬件系统和软件系统。其次,制定具体实施推进策略是,在做好整体规划的前提下, 分步实施、重点突破、持续改进。最后,在关键环节、关键机构、关键业务进行实施,实现企业内关键点的信息化,然后连点成线,织线成面,接面成体,最终构成立体化、高度集成、高度集中的企业级智能信息应用系统。
2、选择信息化系统时存在的风险
随着我们国信息化号角的吹响,众多企业已经认识到,引用先进的信息化管理,成为提高竞争力、提高企业管理主要方式之一。当然,面对来自各个方面、各个层次的态度和说明均有差异,为正面临着信息化革命的中小型制造业企业带来疑问:企业到底该如何正确选择信息化产品呢?系统的选择是一项十分复杂的工作。每个实施信息化的企业必须开发或选用一套大型的软件系统。软件系统的实现方案有三种,即自行开发、购买现成产品和租赁。
至于选择自行开发还是购买现成软件包;如果选择购买现成软件包,又应当如何挑选软件,这些抉择直接影响实施的时问、成本、风险及其对业务流程的影响程度。自行开发软件可以根据自己的业务流程和需求度身定做,理论上对流程的支持和满足实际需求比较理想。但是自行开发软件弊病不少。
弊端一、开发时间周期长。开发工作加上其他方面的工作,实现的周期长。这不仅影响开发成本,还要推延信息化系统的实施时间。
弊端二、开发风险大结果难以预料。购买现成软件可以预先了解它的功能和实施成功机率,而自行开发软件却做不到这一点。即使投资已经作出,时间已经花费,而结果却是未知的。信息化实施的要素有很多,软件仅是其中一个。
弊端三、开发质量也许不稳定通用性较差。自行开发软件往往着眼于当前的业务环境和需求,设计局限于当前管理人员的管理思想,技术水平则局限于有限的软件开发人员,因而往往起点比较低,经验不足;软件质量不够稳定,通用性较差,可能经不起时间的考验。一旦业务发展规律突破原来的框架,软件可能不再适用。另外,由于企业自身是非软件开发专业的,往往没有采用统一的标准和规范,对开发人员的依赖性较强,程序的修改和检查往往需要由原开发人员进行。
弊端四、软件维护和版本更新比较困难后期将会投入更大的人力和财力。自行开发的软件需要自行维护和更新,这些工作需要巨大的人力、财力的投入,经常是得不偿失的。购买现成软件的维护更新工作由软件开发商统一进行,用户只需要每年交付一定的费用。
选择信息化软件时要顾及功能和技术,软件的功能反映为软件对业务流程支持的程度、灵活性等,不仅要满足当前的业务流程需求,也要考虑未来的业务发展。同时要考虑费用和需求的平衡。
总体上来说,中小型企业管理模式较为简单,管理幅度也不是很大,从实施难度和成本的方面考虑,可以选择软件供应商直接提供实施。对于大型企业来说,由于其管理模式和内部关系较为复杂,而信息化项目可能会牵涉到多方利益,包括企业业务流程的变更和权利的再分配等,这就需要先进行管理体系的优化,而后再通过信息化的实施将其固化。因此对实施方要求很高。参照国际经验来讲,大型企业其信息化项目一般都由咨询公司担当实施顾问。在确定了由管理咨询公司担任实施商的前提下,是否将软件商与咨询公司进行捆绑式选择也许要进行慎重考虑。对于条件许可的大型企业来说,分步选择的做法对其更加适合。
