你是否曾经坐在一个毫无主题的会议上，算计着十几位高薪的专家在一个超级无聊的会议上围桌而坐，发呆做白日梦，得浪费多少钱？关于糟糕的会议的恐怖故事有很多，但是一个好的会议的特征却是很难定义的。无论是团队验收还是部门告知最新动态，每周或者每个月我们开的例会常常是最难让人兴奋的。让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈（有时候甚至是椒盐卷饼和啤酒）的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议。
你需要的东西：
自由
几分钟到几小时用于制定计划
地点：休息室和咖啡馆对于三四人的小群体来说具有比较好的气氛。如果你的会议非常大，需要一个会议室，请提前预订好。
日程：明白你需要谈论什么，你要给每个题目分配多少时间。为会议确定一个目标然后不能更改。
视觉辅助：通过白板或者翻转板充分利用会议，一定要有一只时钟或者计时器，并且让大家都看得到。
领导：这是你的会，所以让大家集中精力是你的工作。如果他们烦了，你就失败了。
让每一次会议有成效——或者干脆别开会
目标：决定是否有必要开一个会，并且只邀请必要的人
大部分的会议其实根本不需要开。大量的有效时间被浪费掉了，仅仅是因为管理者们认为面对面见到是非常重要的，或者因为，像老驴拉磨，他们习惯了一些具体的惯例。圣母大学的管理学教授J.S.奥柔克第四指出，确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的。如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。
第二个问题要问的是，你是否需要从所有的参与者那里获得反馈， 奥柔克补充说。如果是这样，电子邮件有限制了：“在一个会议上，你会得到各种不同的反馈，细节上和质量上都更好一些。”最后，他补充说，询问是否开会的真正目的是建立统一认识是有帮助的：见面谈会更容易一些。
一旦你决定了你绝对是需要开个会，只邀请那些可以在会议上有贡献的并且从会议上有收获的人：直接在这个项目上工作的团队成员；决策制定者，他们是有权力把想法向前推进的人；专家们，他们具有团体需要的知识和想法，好帮助大家完整地了解一个问题。如果你想要一人来参会，但是并不需要他有什么反馈，而此时，他又非常投入于另外的工作，让他们知道不来参会是可以的，但是在他们不在的情况下，可能做一些决定。如果他们对会议结果没有异议，那么如何最好地使用他们的时间是他们自己的决定。
不做什么
开会对于以下事情没什么益处：
1.最新信息：如果信息流是单方面的，用发送电子邮件的方式代替。
2.让懒惰的人上道：在他们的同事面前训斥或者让他们尴尬，不会增加他们的主动性，还会浪费其他人的时间。用一个一对一的谈话代替。
3.让每个人都跟你在一页上：如果关于一个项目有不同的意见，则单独与团队的成员接触，找出在项目向前推进的时候，他们需要什么。在一个团体聚会上，他们可能会联合起来反对你。
激发积极性：激励是每天的管理工作的挑战，不是一次性就能解决的。如果你的团队失去劲头，在私下的谈话中找出原因，分别解决每个人的问题。
