唱起来跳起来:另类会议战略
你开会的风格与你的团队风格一致么?你想制造什么样的和睦关系或者气氛呢?如果你的会议没有得到你的预期,那么从有经验的公司那里获得一些窍门,他们开发了一些聪明的方法把人们弄到一起去。这里介绍5个有创意并且有效的开会技巧,涵盖类型从简短的大家站在一块儿的说两句的小会到网络世界的三维对话。
丽兹-卡尔顿
开会技巧:每次换班的时候,简短的站立聚会
利:快速传播重要信息
弊:时间太短,任何话题都深入不了
丽兹-卡尔顿在它全球的每一间豪华酒店中,每天每个8小时轮班的开始,大家都要站在那开一个15分钟的会。这家公司用这些“排队”作为重申公司价值的方法,利用这个时间,向雇员们发布未来丽兹-卡尔顿酒店要引进的新产品和服务,大家互相交流最新的重要消息。当2005年卡特利娜飓风袭击了墨西哥湾地区以后,公司在24小时内向它的所有3万4千名雇员传达了新奥尔良海岸发生了什么,以及,他们对于救灾能够做出什么贡献。
在日复一日的基础上,像理查德·阿诺尔蒂这样的部门领导,他是位于华盛顿特区的丽兹-卡尔顿酒店的行政总厨,利用这个排队开会的机会作为微调顾客服务的方法。阿诺尔蒂提醒他的烹饪团队回头客和贵宾的食品口味爱好:素食,特别指定的酒窖的酒,或者小零食。“如果谁喜欢奶油太妃美味小蛋糕,我们会上天入地的找到奶油太妃美味小蛋糕,保证在他们到达的时候呈上。”他说。
沃尔玛
开会技巧:让雇员们在休息时间开会
利:加强企业忠诚
弊:7点半?礼拜六?
在1960年代中,当沃尔玛还是一颗冉冉上升的新星的时候,萨姆·沃尔顿实施了一项礼拜六早上在位于堪萨斯的本顿谷总部办公室,从7点半开始开一到两小时的战略会议的政策。虽然时间的选择有公司苦役的味道,这个会已经成为了沃尔玛管理层雇员的试金石。今天,超过1千名管理团队成员亲自到场,同时参与开会的还有全国的区域经理们,他们或者利用电话,或者利用网络视频会议系统。沃尔玛说,在周末清晨开会,可以让新的商业改进措施及时在当天实施,在某些情况下——对于周末购物潮来说刚好赶点。“改进可能是各种情况,从商品的摆放,到我们处理货物的方法,到顾客告诉我们的我们能够做得更好的地方,”沃尔玛发言人丹·佛格曼说。
雅虎
开会技巧:周五非正式的,有鸡尾酒和零食的会
利:提供了一个开放而放松的环境
弊:酒的消耗和群体专注性是逆向相关的
雅虎内部的一个业务集团每礼拜五都要举行一个虽然是非正式的但是必须要开的会。格利戈·阿诺德,是优质服务基础设施部工程高级主管,这个部门主管票据和付款操作,每周他负责召集被他叫做“周五下午俱乐部”的会。在办公区之间的开放过道中,80名雇员喝着啤酒、葡萄酒,吃着零食聚集在一起。他们用20-30分钟讨论项目的最新进展,如何从商业挑战和机会中获得益处,以及本部门应该对未来有什么打算。“这是一个论坛,在这里你试图让人们互相建立联系,”他说,“你希望聚会更加互动和个人化,你也不想把人们拽进会议室。”
我们有一个非常固定的程式,让大家在聚会上集中精力和富有产出。阿诺德补充道。他以欢迎新雇员为会议的开始,然后向大家引入来访者的发言,对于过去的一周的重大事件给与评论,指出很快要发生的事情,以询问有没有人需要做特别发言而结束。之后,他说,欢迎雇员们与一起工作的其他人一起聊聊,交流交流,建立社会交往——他们常常就那么做了。
老海军
会议技巧:在一个休息室环境中进行的一对一式谈话聚会
利:当他们特别需要的时候,在不同的部门之间提供见面机会
弊:在沙发里别坐得太舒服了。
在旧金山教会湾区老海军的新公司总部里,公司的销售人员和服装设计师们的办公室在大楼的相反方向。两个团队平时并不在一起工作,当需要的时候,他们要求能够协调双方的工作。为了培养协调性,大楼有三层都被巨大的通道大厅互相连接了起来——想象一下H这个字母中间的那一横——大厅沟通两边的人。这个大厅,或者被他们叫做“联络休息室”,有沙发、咖啡桌和高级音响,可以让商人们和设计师们在舒适的空间中一对一地会面,对双方都很方便。
林顿实验室
开会技术:在虚拟环境中与同事相见
利:允许交流的时候用表情和模式,在电话会议上就不可能了
弊:需要对虚拟环境很熟悉,还要有一个高速的网络联接。
根本不用吃惊,一些会议在软件开发商林顿实验室是在公司的三维在线世界“第二人生”开的,杰西卡·迪兹维格尔斯基,林顿实验室的社区开发人员,很多时候都是利用游戏里的在线社区开会,在那里她可以和同事互动,还像“社区居民”那样交流。远距离的同事在一个典型的电话会议上根本看不到表情,林顿实验室的雇员们用他们的屏幕上的化身做表情,穿越时区表达自己。“让真人的感觉加入交流,”迪兹维格尔斯基说。
当一些管理者抱怨,雇员们在开电话会议的时候,被电子邮件和短信干扰;与此同时,“第二人生”利用不同类型的交流,鼓励多方对话。例如,迪兹维格尔斯基说,在“第二人生”里,她用发送私人信息的方法与某个同事单独交流,相对在开会的时候你转头与他说话而言,不会打扰主会议的进行。