拥有你的会议
目的:主导会议并让你的会议保持进展
好的会议是好的领导力的产品。主导这个会议,并清楚地表明你要让讨论保持时间性、有效性和相关性。以在白板上写下会议的目的来提醒每个人他们来这里的原因开始会议。如果你要求人们提前做一些准备而他们没有做,那么停下来,重新安排会议计划。继续开下去,将没有任何收获。同时,你还会向他人散发一个强烈的信息,就是准备工作不是必须的。
通过在会场上放置让所有人都能看到的一个钟表或者一个记时器,向你的同事们显示你是很尊重他们的时间的。在谷歌,会议主持人们在墙上设置一个4英尺高的记时器,来强调会议应该准时开始和结束。
当然,让人们准时到会的最好的办法是准时开会。“我的私人日历上计划一整天开会,”软件公司林顿实验室(Linden Lab)的凯瑟林·史密斯说。(这家公司是在线虚拟世界“第二生命”的制作商。)“如果某人在8点没到,那么会议照常进行。我不打算等,因为我不能等。”
汉克·兰伯特,思科系统公司的商务发展部主任,警告说不要把这个做法做得太极端,尤其是与比你级别高的同事一起开会的时候。“我通常会等领导们,”他说。“尤其是如果我要说服他们什么事的时候。”如果你有一位高级副总经理习惯性地迟到,那么在开会前找到她,并亲自陪伴她来到会场。
保持议题也是维持会议计划的关键。如果谈话脱了轨,通过说一些类似:“有意思,但是我不认为我们这里在对我们的会议目的提出建议。如果可能的话,我想回到议程上去。”这样的话。这是一个议程重要的所在:没有议程的话,太容易跑题了。当一个擦边话题被发现是重要的时候,也不要让你剩下的会议日程作废。决定一下是否值得继续那个话题,并且针对性地引导谈话:“我们在讨论一个新问题——我们想换掉一个议程上的项目而继续这个讨论么?”
案例研究
我们应该小心谨慎
会议,以及开会的方法,可以帮助弄清楚一个公司的文化。自1924年以来,联邦快递(UPS)在每个班换班的时候都要开一个工作前的交流会。在这些高度结构化的三分钟会上——全世界1700个联邦快递中心都开——司机们出发开始一天的工作前,经理们向司机们传达重要的信息:天气和道路情况,安全以及顾客服务提醒,还有宣布诸如雇员的纪念日或者生日之类的事。深层地说,这个会还通过以天为基础时间单位的反复强调,帮助把公司的价值观——尤其是安全和效率,灌输给雇员们。