高效会议，高效管理
文交广企业管理咨询公司首席讲师谭小芳

企业所需要开的会议类型比较多：如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议，也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。

然而，谭老师听说，无论是季度营销会议还是年终的总结大会，现在越来越受到各级人员的抵制。拿他们的话讲：领导发言、优秀员工发言、颁奖、吃饭……不仅毫无新意、毫无实质意义，而且对这些在市场过惯了优哉游哉生活的人来说更是一种煎熬。

谭小芳认为，高效的会议管理，最终要落实的《会议纪要》上，会议记要才是会议管理中最终的决议性文件和追踪性文件，这是会议能够产生巨大能量的切实保障。

我想，主要原因是：企业常常需要开会，在会议中讨论企业的发展问题，但是如果会议管理不当，会造成大量的无效会议，仅仅只沟通了思想，但却产生不了实质性作用。70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事；开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段；开会成为领导的脱口秀。会议的低效直接导致管理低效，著名企业培训专家谭小芳老师（预定谭老师高效会议管理培训课程，请联系13733187876）认为，有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。但是如何优化呢？会议组织管理活动在所有工作环节上，必须体现出高效的要求，做好如下几个工作：

第一，会议的方式必须是优化的结果，即会议所采用的方式，必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。

第二，参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员，既要符合合法性，又要符合合理性，使参加会议的人员体现出最佳构成。

第三，会议议题的确定必须是优化的结果，即在每一个会议召开之前，会务工作人员要根据会议的职权，根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排，对计划提交会议的议题，进行必要的梳理和优化。

第四，会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化，这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成，要提供多个预选方案，以便进行比较、优化和抉择。这样，会议上决策的质量才能有保证。简单的会议管理规定如下：

第一条 公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。

第二条 会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。

第三条 会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。

第四条 与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。

第五条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。

第六条 会议不得无故缺席、迟到。迟到每次50元，无故缺席每次100元。

课程主题：高效会议管理
课程时间：6小时或12小时
课程人员：基层人员及管理干部

课程收益：
如何准备会议
如何参加会议
如何主持会议
如何管理会议

高效会议管理课程提纲：
第一讲、 会议面面观
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
第二讲、会议中常见问题的分析与解决方法
会议的通病——效率不高
会议效率不高的原因及具体表现
高效会议的特征
会议规范
会议前-精心准备
会议中-严密组织
会议后-抓紧落实
第三讲、会议的准备与组织
开会前的准备工作
核算会议成本
确定地点
准备议程
邀请与会者
研究出席者
准备会议用品等
会议开始前的工作
如何做开场白
如何分配发言时间
如何掌握议事进度
如何达成会议决策
主持人的准备工作
主持人的角色、责任和技巧
主持人的守则与责任
—主持人的职责与作用
主持者的仪表与言辞
掌握会议节奏
运用正规程序
控制会议等
第四讲、会议中的有效沟通
会议中的说话技巧和倾听技巧
会议中的反馈技巧
怎样对付与会群体中的“刺儿头
五种不同的“刺儿头”
第五讲、成功会议的五种策略
成功会议的五个“HOW”
如何做开场白
如何掌握议事进度、
如何达成决议
如何圆满结束会议
第六讲、有效的会议记录
会议记录者的功能
谁能胜任会议记录者
对会议记录的建议
第七讲、会议记录
记录者功能和胜任条件
对会议记录的十大建议
团队会议的误区
第八讲、有效的会后跟进